Tietosuojaseloste

TIETOJENKÄSITTELY PÄHKINÄNKUORESSA

• Ratia käsittelee asiakkaidensa ja näiden työntekijöiden (rekisteröity) henkilötietoja asiakassuhteeseen tai mahdolliseen asiakassuhteeseen liittyen, sopimuksen valmistelemiseksi tai täytäntöön panemiseksi ja näihin liittyvien velvoitteiden toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja käsitellään markkinointiviestintää varten. 
• Tietoja tallennetaan esimerkiksi tarjouspyyntöjen yhteydessä, kun rekisteröity asioi toimistossamme, tilaa uutiskirjeen, osallistuu markkinointikampanjaan tai kyselytutkimukseen. Käsitellyt tiedot ovat sellaisia mitkä olemme saaneet asian hoitamiseksi asiakkaalta tai rekisteröidyltä itseltään tai joita olemme hankkineet markkinointitarkoituksia varten 
• Ratia käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia Ratian määrittelemiä käyttötarkoituksia varten. 
• Henkilötietoihin on pääsy vain niillä Ratian edustajilla, joilla on tarve käsitellä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.
• Rekisteröity voi itse vaikuttaa siihen, miten Ratia käsittelee henkilötietoja. Tässä selosteessa kerrotaan rekisteröityjen oikeuksista ja siitä, miten oikeuksia voi käyttää.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Ratia Brand Co Oy (y-tunnus: 1552211-9)
Kapteeninkatu 1 E
00140 Helsinki

2. YHTEYDENOTOT REKISTERINPITÄJÄÄN

Ratia Brand Co Oy
info@ratia.com
Kapteeninkatu 1 E
00140 Helsinki

3. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT  

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavankaltaisia tietoja:

Perustiedot, kuten

• nimi
• kieli
• yhteystiedot: osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• ammatti ja asema yrityksessä
• ikä
• sukupuoli

Asiakkuuteen ja kumppanuuteen liittyvät tiedot:

• asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot 
• tuotteitamme tai palveluitamme koskevan tarjouksen pyytämistä ja antamista koskevat tiedot
• laskutustiedot 
• asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, kuten reklamaatiot ja niiden perusteella suoritetut toimenpiteet ja palautteet (käsiteltävät henkilötiedot ovat olennaisia ja rajoittuvat siihen, mikä on välttämätöntä käsittelyn tarkoitusten kannalta).
• suoramarkkinointiluvat ja –kiellot

4. SOSIAALINEN MEDIA

Verkkosivumme sisältää sosiaalisen median yhteisöliitännäisiä, kuten Facebook, Istagram ja Linkedin. Yhteisöliitännäiset voivat mahdollistaa kolmansien osapuolten kerätä tietoa palveluiden käytöstä, jos olet kirjautunut kyseiseen palveluun. Jos et ole kirjautuneena palveluumme tai jos sinulla ei ole kyseisen sosiaalisen median palvelun käyttäjätiliä, kyseinen kolmas osapuoli voi kerätä sinusta vain rajoitetumpia tietoja. Jos käytät näitä yhteisöliitännäisiä, Facebook, Instagram, Linkedin käsittelee henkilötietojasi omien tietosuojakäytäntöjensä mukaan. Facebookin tietosuojakäytäntöön voit tutustua täällä. Instagramiin täällä ja Linkediniin täällä.

5. KÄSITTELYN PERUSTEET JA TARKOITUKSET 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella taikka sopimuksen täytäntöön paneminen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• asiakassuhteemme hoitaminen
• sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
• tuotteidemme ja palveluidemme markkinointi, kehittäminen ja toimittaminen
• sähköinen ja suoramarkkinointi
• asiakassuhteen analysointi, ryhmittely ja profilointi, liiketoiminnan kehittäminen
• asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyystietojen kerääminen
• markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen 

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE 

Ratia käyttää henkilötietoja itse. Lisäksi henkilötietoja käyttävät Ratian lukuun toimivat yhteistyökumppanit kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. 

Ratia on ulkoistanut henkilötietojen käsittelyä seuraaville palveluntarjoajille:

• IT-järjestelmätoimittaja
• Tallennustilapalveluiden toimittaja
• Kirjanpitopalvelut
• Markkinoinninsuunnittelu-palvelut

Yhteistyökumppaneiden kanssa on solmittu käyttösopimukset tai varmistettu, että yhteistyökumppani toimii tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille eikä niitä siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYS

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Huomioimme säilytysajoissa esimerkiksi lainsäädännön mahdollistamat kanneajat sekä tavaroiden ja palveluiden tarjoajan vastuun tavaroista ja palveluista. 

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä sähköpostitse tai postitse:

Ratia Brand Co Oy
Tietosuoja-asiat
Kapteeninkatu 1 E
00140 Helsinki
info@ratia.com

8.1 Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Rekisteröidyn käyttäessä oikeuttaan saada pääsy tietoihin, toimitamme rekisteröidylle jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoista. Jos Rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

8.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä.

8.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada meidät poistamaan häntä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• Rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai Rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

8.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojen käsittelyä siten, että Rekisteröidyn henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:

• Rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• käsittelemme Rekisteröidyn henkilötietoja lainvastaisesti, ja Rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
• emme tarvitse enää Rekisteröidyn henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta Rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai 
• Rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme vastustamisen perusteet.

8.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada meille toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

• suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko Rekisteröidyn suostumukseen tai se on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

8.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämisen voit estää klikkaamalla viesteissä olevaa linkkiä peruuta markkinointiviestien tilaus.

9. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu tietosuoja-asetukseen perustuvia Rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia.

10. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterinpitäjä saa tietoja rekisteröidyltä itseltään, Ratian asiakasyrityksiltä sekä asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään ja asiointiin liittyvistä tapahtumista.

10. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN SUOJAUKSEN PERIAATTEET 

Henkilötiedot on suojattu asianmukaisin keinoin. Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. 

Manuaalisesti ylläpitämämme aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan niillä työntekijöillämme, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy käsittelemiimme henkilötietoihin.